《日舞小子(sundance kid)奇想》

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時間就是金錢

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如果您上網輸入「時間管理」,Google花0.09秒就可以幫您找到十萬筆與時間管理有關的資料,包括了與時間管理有關的文章理論、時間管理的暢銷熱門書、管理課程……琳瑯滿目,您可隨意挑選有興趣的部分深入了解,無須筆者多此一舉寫篇專文介紹。但透過寫這篇文章,筆者倒是藉此反省個人對時間管理的認識與實際體認,得出幾項體會。

因此,以下的內容,筆者將從「設定目標」、「充分授權、勇於說不」、「克服拖延」以及「養成習慣」等四個結論來分享自己對時間管理的心得。

◆確定目標◆

談到時間管理,首先想到聖經的話︰「求祢指教我們怎樣數算自己的日子,好叫我們得著智慧的心」(詩篇九十篇12節)。上帝給世人最公平的資源便是時間,不管您是偉人還是市井小民,每天醒來都有相同的廿四小時,時間不會因為您的身分而給予不同對待。

不過,奇妙的是,有人工作一小時賺新台幣九十五元(如加油站工讀生);有人卻工作一小時賺台幣數千元(例如律師的談話費),造成這種差別的原因是什麼?我們常常誤認時間管理就是努力「節省」時間、「創造」出可以做很多事情的時間,問題是「創造」出更多時間、「節省」更多時間,就一定會成功嗎?如果節省、創造出來的時間只有一小時新台幣九十五元的價值,或者多出來的時間是用來睡覺、看電視,那麼再多的時間仍是不具意義的。

聖經清楚告訴我們,學會數算日子的目的是要得著智慧的心,因此認清時間管理真諦的第一步與分辨「做對的事情」與「將事情做對」的道理相同。確認目標是做好時間管理的第一步,不論是您的工作目標、考試目標、財務目標或是人生目標。沒有目標的時間管理,就好像沒有方向的汽車,縱使性能再好,也不曉得駛向何方。確定好目標對於時間管理有以下好處︰

1.可節省時間︰目標確定之後,便可以減少因為方向錯誤而導致行動錯誤的時間浪費。

2.容易做決定︰目標確定之後,面臨選擇時就容易做出決定。

3.可減輕壓力︰目標確定之後,心情自然比起惶惶不知如何是好來得安定不慌張。

◆充分授權、勇於說不◆

筆者觀察,許多人從一個部屬成為一名主管時,最常遇到的一種心聲是︰奇怪,為什麼我(主管)忙得要死沒有時間,而他/她們(部屬)卻沒事情做?此外,職場上大多數人都有一個名為「施小惠」的好朋友。因為這個好朋友的存在,讓我們常常想做一個受人歡迎的「好人」;或者怕觸怒對方而只好「吞忍」不該自己做的事;或者藉由完成他人的請託事項而成為他人「人情債」的「債權人」。

因此,做好職場時間管理的第二步便是充分授權部屬、對部屬毫無進度的任務說不、對與自己工作毫無關聯的請託說不。

管理者的貢獻來自於他的影響力及判斷力,而非他們投入的個人時間與埋頭苦幹的態度。因此當一個工程師因為表現傑出而被公司晉升為主管時(例如當一名經理),他要學習當一名領導人,學習設定部門目標、建立團隊、激勵士氣……而不是繼續當一名「資深工程師」。

對於非管理者,時間管理就是在固定的時間內做更多「自己應該做」的事情,或者讓事情在固定的時間內做得又快又好,因此每個人都該學習與「施小惠」斷絕「友情」,更要小心「時間小偷」悄悄的將您的時間偷走!誰是時間小偷?想想看,不預期出現的同事找你談論昨天的連續劇;一談就花了三十分鐘,或者有人傳來一封很有趣但與工作內容無關的e-mail,您花五分鐘看完之後;又花五分鐘做出轉寄的動作……,這都是時間小偷,他無聲無息的就可以將一天的正常工作時間悄悄的偷走。

我們都應該將自己的工作重心放在︰

1.與工作有關的核心人物,建立專業的合作關係。

也就是您的USER,他的名稱或許叫做「主管」、「顧客」、「上/下游廠商」……。

2.致力於將您的時間放在規劃、組織、預測、領導的行動上。

讓您個人工作以及組織的工作在預算有限、資源有限、時間有限的情況下,正常運轉,打破「加班=工作努力」、「事必躬親=好主管」的錯誤迷思吧。

◆沒有明天、從困難下手◆

時間管理的最大敵人是︰等一會兒、明天再說吧。時間管理本質上就是跟自己惰性對抗的過程。如果您今天一上班主管交代三件事情,它的難易度分別是最難、中等、簡單,完成的時間分別是三天、兩天、一天,您會如何安排自己的未來三天的時間;好順利完成這三件事呢?很多人一定一下子就將難度中等以及簡單的事情順利完成,而最困難的事往往在「還有三天、還有兩天、還有一天」的惰性下,最後未完成或在匆忙、錯誤百出的狀況下完成。主管通常不會注意您順利完成的兩件事,難度最高的事情常是主管最重視的事。

因此,處理工作一定要從困難、花費時間的工作開始,簡單的工作、自己喜歡的工作不必花費太多力氣就可以完成。先苦後樂的道理在時間管理一樣適用。

「明天」是不存在的概念!存在的只有「今天」,「昨天」是不會返回了,到了「明天」存在的仍然是「今天」,只有當下才是真正存在的時間。

◆持之以恆◆

不論是好習慣或是壞習慣,都是一種反覆形成的行為慣性。時間管理也是一種習慣的養成。俗語說︰由儉入奢易,由奢入儉難。同理,培養好習慣與淪陷在壞習慣中,培養好習慣需要的是毅力與對自己的信心。如果能三個禮拜持續做同樣一件事,慢慢的就會變成自己的個性、成為自己的習慣。

時間就是金錢!這句話我們耳熟能詳,但是時間真的是金錢嗎?失去的金錢可以賺回來,但是失去的時間能賺回來嗎?時間管理是一項對生活習慣、工作習慣養成良好紀律的過程。如果醫生現在宣布你只有一個月可以活,你一定不會浪費時間,不論剩下的一個月當中你要做什麼,你一定會全力以赴做任何在你定義中有任何意義的事情吧。

既然我們大多數人不會在一個月後結束生命,那為何不用相同的決心、用全神貫注的態度讓自己的每一天成為人生當中最美好的一天,努力活出最有意義的自我。

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