《時事評論》

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彈性工作時間的管理原則

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  美國的家庭與工作協會在 1992 年的一份調查中發現,被調查中的上班族中有 47% 說他們想每周少工作幾個小時,而該協會在 1997 年的同樣調查中,想每周少上班幾個小時的比例上升到了 64%。

  上班族早九晚五,每周五天的上班,幾乎沒有時間可以辦理私人的正事。這此事只有上班時間才辦得到。許多人為了辦這些事好遲到或早退,或是請病假,即使如此,美國人的工作時間較歐洲人的工作時間要多。除了放棄升職和加薪的希望,否則美國人壓根就無法每周少工作幾個小時,反而是多做幾個小時。

  經濟的發展,使人力資源顯得緊缺,而這種壓力也會轉嫁到員工身上,即使經濟放緩,這種資源緊缺的狀況也沒有改變。因此越來越多的公司認識到彈性工作時間制度的重要性。

  不少人認為彈性工作就是想來就來,想走就走,但實際上,彈性工作制度的內涵要比這廣泛得多。

  對於想實行彈性工作時間制度的企業主而言,必須遵守一定的原則,才能避免員工想來就來,想走就走的局面,同時可以在上班時間保持一定的人力,從而不影響到企業運作。


彈性工作時間制度的管理原則:

原則之一:要符合商業的彈性要求

  首先企業從事的商業是有彈性要求的,比如,季節性、時間性。即企業的工作量可以有規律的隨時間變化。如會計事務所的報稅季節,旅行社的夏季等等不一。

  又如電話服務中心或許在早上繁忙,下午則較空閑,企業的管理人員首先必須對企業的工作量有一個統計,找出企業每天、每周、每月、每季的工作量高峰和低谷。例如,設立在西部的電話中心,或許工作高峰在上午。上午需要二百人手,而下午則可能減少一半。

  因為上午時間正好是東西都上班的時間,而早上或下午,都只有東部或西部是上班時間。因此,公司可能得出從早上九時至一時是不能用於彈性的決定。又比如,有季節性的公司,可以在繁忙季節停止彈性工作制度。

  總之,彈性工作制度本身也應有彈性來適應商業活動的彈性要求,但一定要有一段時間是允許員工彈性工作的。這樣才能既保證企業正常運作,又可節約成本。因為企業等於把工作量低谷時的人力移到高峰時用,反而不必增加臨時人手。


原則之二:要符合員工的彈性需要

  如果只從遵守商業的彈性要求,而不考慮員工的彈性需要,就可能使彈性工作制度從員工的福利變為企業節約成本的工具。正如原始的人力市場一樣,每天都有許多苦力聚集,然後有僱主前往揀選人為其工作。

  主動權完全操在僱主手上。僱主的目的是節約成本,而苦力則完全沒有主動權,當然也不存在彈性的好處。

  要遵守符合員工的彈性要求,除了將公司的彈性需要列出外,要盡量提供彈性的選擇。彈性時間的選擇越多,就越能照顧到員工的需要。當然,要增加員工的選擇性就會多少損害到第一個原則。

  因此,對第一原則的範圍縮小,就柯增加第二原則的範圍,員工就會有更多的選擇,而這一切都必須依據成本管理系統的計算和營運管理系統的完善。

  當然,允許員工有緊急狀況的彈性是對這個原則和補充和完善,也是彌補第一原則給員工帶來的不便。


原則之三:要符合管理的彈性範圍

  一旦企業開放彈性工作時間的選擇給員工,各種要求就會是復一日地湧向管理人員,許多要求介於不能拒絕與必須拒絕之間,管理人員如果謀略一直滿足員工的要求,必然損害到第一個原則。

  企業的管理體制必須有一定的調整,必須讓管理人員和員工都清楚管理體系的局限和功能。比如,設立申訴制度使得申請被拒的員工有進一步的機會,但這種申訴必須是有限制的。又比如接受申請的時間提前量也得有規定,不然工作的安排會完全混亂。

  最關鍵的還是設立申請的條件,批准的程序和批准的准則和申訴的權利。最好將申請書也簡化成一經表格。最重要的是不要涉及私人理由,因為如果是公司政策允許員工在某些時間使用彈性工作制度,就必須無條件地允許而不涉及私人隱私。

  當公司設立好管理體系時,就確立了管理的範圍。除非改變系統的運作,任何彈性工作時間的管理都必須在管理的體系範圍之內,而這個體系的局限也就是員工的彈性工作局限。


原則之四:要符合企業的彈性責任

  員工必須被訓練成能夠預先安排自己的工作和個人的私事,而不會時時更換工作時間表,或是臨時請假,工作沒有安排好而耽誤了工作。同時也應訓練和教育員工有責任心和團隊精神,在有人沒有上班時,可以互相擔負責任,主動把工作做好。

  要做到互相幫助,一要訓練員工更多的工作技能和工作的範圍,二要發展員工的工作場所的個人關系能力。而這些是剛性工作制度下所忽略的。

  並不是所有的企業都能採取彈性工作制度,但採取彈性工作時間制度,如果能遵守以上提及的四個原則,一來可以節約公司人力成本,二來可在不增加支出的條件下增加員工福利,提高了員工對企業的向心力,可謂是一舉兩得。



本圖文來自北美飛揚網站的時事論壇專欄,以饗讀者。

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