作者 李良达 2012.10.27

上班族上班工作，每天都要处理许多事务，也随之会产生许多档案与资料，如果你不善于进行档案管理，不消多久，你就会有满坑满谷的档案与资料，甚至于会淹没你整个的办公空间，如此一来，想要轻松工作，简直是不可能。

因此上班族若想要工作能放轻松，就非得研究、了解档案管理这一门学问不可；以下就来简单介绍几个档案管理相关的入门须知（基本原则）：

•  电子（数位）化是最好的档案处理方式。

要避免被档案与资料所淹没，第一个最好的方法就是将档案电子（数位）化。譬如说银行与任何安全门禁都设有监视器，这些监视系统如果没有数位化，不需要几天你就会有一屋子的录影带需要存放，若依财政部的规定，金融机构的监视录影带要保存半年，想想看，你将有多少录影带呢？但是，若你的监视系统是电子（数位）化，几颗小小的硬碟就已经足以储存半年的录影资讯了。

更不要说，万一你需要去就录影带中寻找画面时，在硬碟中寻找要远比从一卷卷录影带中去寻找，又不知道要省多少力气。

企业如此，个人亦如此，不论是个人的照片，每天所特别整理收集的资讯（包括从报章杂志上所剪辑下来的），以及每天处理例行事务所产生的资讯（会议纪录、公文原稿等等），你都必需让其数位化，即使不是以数位相机摄取的相片，即使是报章杂志上的资料，都宁可以扫描机将之电子化，这样就可避免钗h不必要的文书档案与资料来淹没你。

当然，你更应该要以电脑文书处理系统来处理所有的文书，让你自己所制造出来的档案与资讯（会议纪录、公文原稿等等），都一定是电子档案。

•  随时立即整理是管理档案最经济的方式。

许多时候，我们都会先将想储存的档案放一边，心想有空再来整理归类，这往往就是你会被档案所淹没的恶梦的起头，因为你通常很难再有时间来整理；所以你至少要做到今日事、今日毕，今天制造出来的档案与资料，一定要在今天就归档完毕。

最好还是当你想储存任何档案时，在第一时间就储存在最正确的位置上，不要先放一边心想以后再说，否则，你的办公桌就会逐渐被淹没，接着就你的档案柜，接着就是你的办公空间里任何可以堆放档案的地方，最后就是你整个人都被淹没了。

更何况，即使你将来真的还找的到时间来整理，有钗h资料或档案，当时为什么想存档、当时想存在什么档案中，你也已经忘了，于是你又要尽力去回想，这都是很没经济效益的事。

•  经常检讨调整档案的分类（包括档名与编码等）。

档案资料要归档，你当然要先规划你的档案资料系统，你要如何分类，如何设定档名，什么样的档案要归到什么档名之下；但是，不是一次规划完成就算了，每隔一段时间，你就应垓重新检讨一次，如果某个档名之下，已经一两个月都没有新增任何资讯，宁可将之整并到其他档名之下，如果某个档名底下，不到一个礼拜，就有超多的资讯，你就应该将之再拆为几个个别的档名。

这样，平时你在归类时，比较容易，你就能养成随手及时处理所有的资讯与档案的习惯，而不致于积压，将来万一你需要寻找档案资料时，也才能够很快的找到，工作才有可能放轻松。

【延伸阅读】: