作者 徐千佑 2004.12.19

当Email信箱比真实信箱还重要：

网际网路的普及是一场全球性的社会革命，愈来愈多的事情，在网路上发生､在网路上成就与实践，生活中的点点滴滴，也在方兴未艾的网路世界中不断累积。几乎所有的台湾金融机构都建置功能完备的「网路银行」，某些功能较完备的网路银行，不仅在信用卡交易后或转帐完成后，会主动发送Email通知客户，银行甚至鼓励使用者善用信用卡电子对帐单､信用卡缴款到期日Email通知等功能，来取代传统的邮件递送。不仅商业活动渐渐以Email取代传统的印刷品，亲朋好友之间的联系，也渐渐以Email替代实质的纸张信件；各种节日庆典的祝贺卡片，也渐渐地被「电子卡片」取代，以往大家在圣诞节时寄卡片的荣景，逐渐被电子贺卡替代了。那么，下一步呢…

　网路的快速发展成就了电子邮件信箱的普及与便利，Email的使用对绝大多数的电脑族来说，好像就跟学会使用刀叉筷子一样重要。
阳光､空气､Email

　对企业而言，Email的使用不仅压低了通讯成本､速度快，并且很现实地，几乎所有客户与供应商都在利用Email沟通。

　即使是一个刚成立的小公司，Email也是必备的联络管道，一个新的公司短期内可以没有网站，但少了Email，就少了一个与客户沟通联系的重要管道。

　对个别的电脑使用者而言，Email也是最基本的沟通工具，无论是平时联络感情､转寄好文章､有趣的影音与图片分享，都要靠Email来完成。

　如果说电脑在我们生活中的地位，已经到了像空气､阳光､水一样重要的地步，那么Email的使用就可以说是生活中的「必备技能」。

分类管理不可少

　电子邮件使用愈来愈普及，人们花在处理Email邮件的时间逐渐增加，Email内的资料就变得很重要，而Email分类与整理的工作就变得不可不做。

　以现今的职场而言，在工作中处理Email､撰写与回应Email的时间就占掉工作的大部分时间。每天几十封的Email来往，经年累月的累积，最后Email就变成电脑里头最庞大且最重要的资料库。

　因此，除了即时处理重要的Email邮件，让工作得以顺畅外，定期备份重要的Email档案，养成将Email分类的好习惯，就可常保工作的效率与愉快。如果累积太多的Email档案没有备份处理，或者分类不周全，不仅会影响工作效率，甚至会影响电脑整体的效能。

Google丢炸弹

　从今年的愚人节起（四月一日），Google宣称将推出1GB（1000MB）免费Email信箱的服务开始，网路信箱就进入「战国时代」，以往只提供几MB到几十MB的入口网站，一下子提升到上百MB的服务。

　这些入口网站所提供的免费或付费的网路信箱，其实是值得纳入个人电子邮件管理的一部份；笔者认为多数入口网站的系统管理与连线状况是很稳定的，以笔者而言，会使用免费电子邮件信箱，来作为次要的网路联络窗口，例如订阅电子报，收发较不重要的商业讯息等。

　另外，笔者建议可以善用网路上的Web Mail来管理的Email信件，一方面可以让自己电脑里面的电子邮件资料库不会过于庞大，再者利用Web Mail也较不会轻易地中电脑病毒。

小动作 大安全

　现在的电脑使用者对电子邮件的依赖很深，造成电脑病毒透过Email传递的事件每天都在发生，现在的病毒经由Email的传播，几乎在不到一天的时间内，就可以影响全球的电脑使用者，甚至造成企业工作的瘫痪。

　目前大部分的电脑使用者，几乎都是使用微软的Outlook Express或Outlook来收发Email，邮件的预览功能是Outlook Express的基本设定之一，很多电脑病毒就是利用这个预览的功能，当电脑使用者下载病毒Email回来时，才预览一下而已，电脑就中毒了。

　有时病毒已经透过这种方式，利用中毒者的电脑，把病毒邮寄给通讯录中的所有人时，中毒者甚至都还没有发现自己已经感染电脑病毒。

　以笔者而言，关闭浏览功能､安装防毒软体，是使用Email前的必要工作，不仅防止自己中病毒，也要让朋友不因个人的忽略与粗心，而感染病毒。

勤于转移阵地

　还有一个讨人厌的问题，就是层出不穷的广告电子邮件，以一个电脑使用者而言，其实很难积极地去防堵这些广告信，只能消极地注意自己在网路上的使用行为。例如，转寄好文章给朋友时，尽量放在「密件副本」里面，让朋友的Email不轻易泄漏出去。

　再者，不在网路上留下自己重要的Email信箱，如果真的要留下资料，可以利用次要的电子邮件信箱；笔者就是利用次要的电子邮件信箱来作为部分的联系，万一这个信箱「沦陷」给广告信，或者这些联系已经不重要，就可以随时放弃这个免费的电子信箱，再重新注册一个就可以了。

　生活在现代，善尽电子邮件信箱的管理工作，应该是每一个电脑使用者必学的功课。

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