作者 徐千祐 2004.12.19

當Email信箱比真實信箱還重要﹕

網際網路的普及是一場全球性的社會革命，愈來愈多的事情，在網路上發生､在網路上成就與實踐，生活中的點點滴滴，也在方興未艾的網路世界中不斷累積。幾乎所有的台灣金融機構都建置功能完備的「網路銀行」，某些功能較完備的網路銀行，不僅在信用卡交易後或轉帳完成後，會主動發送Email通知客戶，銀行甚至鼓勵使用者善用信用卡電子對帳單､信用卡繳款到期日Email通知等功能，來取代傳統的郵件遞送。不僅商業活動漸漸以Email取代傳統的印刷品，親朋好友之間的聯繫，也漸漸以Email替代實質的紙張信件﹔各種節日慶典的祝賀卡片，也漸漸地被「電子卡片」取代，以往大家在聖誕節時寄卡片的榮景，逐漸被電子賀卡替代了。那麼，下一步呢…

　網路的快速發展成就了電子郵件信箱的普及與便利，Email的使用對絕大多數的電腦族來說，好像就跟學會使用刀叉筷子一樣重要。
陽光､空氣､Email

　對企業而言，Email的使用不僅壓低了通訊成本､速度快，並且很現實地，幾乎所有客戶與供應商都在利用Email溝通。

　即使是一個剛成立的小公司，Email也是必備的聯絡管道，一個新的公司短期內可以沒有網站，但少了Email，就少了一個與客戶溝通聯繫的重要管道。

　對個別的電腦使用者而言，Email也是最基本的溝通工具，無論是平時聯絡感情､轉寄好文章､有趣的影音與圖片分享，都要靠Email來完成。

　如果說電腦在我們生活中的地位，已經到了像空氣､陽光､水一樣重要的地步，那麼Email的使用就可以說是生活中的「必備技能」。

分類管理不可少

　電子郵件使用愈來愈普及，人們花在處理Email郵件的時間逐漸增加，Email內的資料就變得很重要，而Email分類與整理的工作就變得不可不做。

　以現今的職場而言，在工作中處理Email､撰寫與回應Email的時間就佔掉工作的大部分時間。每天幾十封的Email來往，經年累月的累積，最後Email就變成電腦裡頭最龐大且最重要的資料庫。

　因此，除了即時處理重要的Email郵件，讓工作得以順暢外，定期備份重要的Email檔案，養成將Email分類的好習慣，就可常保工作的效率與愉快。如果累積太多的Email檔案沒有備份處理，或者分類不周全，不僅會影響工作效率，甚至會影響電腦整體的效能。

Google丟炸彈

　從今年的愚人節起（四月一日），Google宣稱將推出1GB（1000MB）免費Email信箱的服務開始，網路信箱就進入「戰國時代」，以往只提供幾MB到幾十MB的入口網站，一下子提升到上百MB的服務。

　這些入口網站所提供的免費或付費的網路信箱，其實是值得納入個人電子郵件管理的一部份﹔筆者認為多數入口網站的系統管理與連線狀況是很穩定的，以筆者而言，會使用免費電子郵件信箱，來作為次要的網路聯絡窗口，例如訂閱電子報，收發較不重要的商業訊息等。

　另外，筆者建議可以善用網路上的Web Mail來管理的Email信件，一方面可以讓自己電腦裡面的電子郵件資料庫不會過於龐大，再者利用Web Mail也較不會輕易地中電腦病毒。

小動作 大安全

　現在的電腦使用者對電子郵件的依賴很深，造成電腦病毒透過Email傳遞的事件每天都在發生，現在的病毒經由Email的傳播，幾乎在不到一天的時間內，就可以影響全球的電腦使用者，甚至造成企業工作的癱瘓。

　目前大部分的電腦使用者，幾乎都是使用微軟的Outlook Express或Outlook來收發Email，郵件的預覽功能是Outlook Express的基本設定之一，很多電腦病毒就是利用這個預覽的功能，當電腦使用者下載病毒Email回來時，才預覽一下而已，電腦就中毒了。

　有時病毒已經透過這種方式，利用中毒者的電腦，把病毒郵寄給通訊錄中的所有人時，中毒者甚至都還沒有發現自己已經感染電腦病毒。

　以筆者而言，關閉瀏覽功能､安裝防毒軟體，是使用Email前的必要工作，不僅防止自己中病毒，也要讓朋友不因個人的忽略與粗心，而感染病毒。

勤於轉移陣地

　還有一個討人厭的問題，就是層出不窮的廣告電子郵件，以一個電腦使用者而言，其實很難積極地去防堵這些廣告信，只能消極地注意自己在網路上的使用行為。例如，轉寄好文章給朋友時，盡量放在「密件副本」裡面，讓朋友的Email不輕易洩漏出去。

　再者，不在網路上留下自己重要的Email信箱，如果真的要留下資料，可以利用次要的電子郵件信箱﹔筆者就是利用次要的電子郵件信箱來作為部分的聯繫，萬一這個信箱「淪陷」給廣告信，或者這些聯繫已經不重要，就可以隨時放棄這個免費的電子信箱，再重新註冊一個就可以了。

　生活在現代，善盡電子郵件信箱的管理工作，應該是每一個電腦使用者必學的功課。

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