作者 徐千祐 2002.09.15

　　簡報軟體是一種劃時代的發明，是電腦發展歷史中，明顯而徹底改變企業內部文化、工作型態與對外展示方式的「轉捩點」；簡報軟體的出現，造就了一項產業（製造投影機的企業），也終結了另兩種產業（「投影膠片」製造商與放映投影膠片機器的製造商）；簡報軟體的出現，結束上班族以往必須使用印表機列印大量笨重昂貴投影片的痛苦，當然也造就另一種「美麗的負擔」：上班族要成為投影片檔案的製作高手。

業務人員與簡報軟體

　　以業務人員（Sales）為例，業務工作無論經銷或直銷（Distributor or Direct Sales，這裡的「直銷」與台灣所謂的「直銷公司」，定義不同）、OEM或ODM，現在的業務人員出門，至少要配備一部筆記型電腦（Notebook）才夠專業，電腦內至少要有一套微軟的PowerPoint軟體與幾套苦心製作、費心調整過的簡報檔案，才算去過客戶那裡、秀過產品的優點。

　　業務簡介產品的方式，目前普遍的作法是，客戶的公司會議室中大概都有可連結電腦VGA訊號的投影機設備，只要將筆記型電腦接上投影機、放大投射PowerPoint檔案在投影幕上做展示，就可以有很好的效果，如果簡報檔案的美工做得還不錯的話，往往就可以在第一次拜訪時贏得客戶的好印象；當然也有不太用心的作品，利用投影機反而會放大「不太用心」這件事情。

　　不過，不是每個客戶的公司都剛好有投影機可以使用，有時不巧剛好有別的會議正在進行，變通的方法，就是用較低階笨拙的作法，直接利用筆記型電腦的小螢幕，對著客戶直接介紹產品；有些較有經驗、較用心的業務人員，不僅帶Notebook出門，還會帶投影機、甚至自備一套小型投影幕到客戶那裡去做展示，客戶常會因業務多一點的用心與專業感動不已。

簡報方式的今與昔

　　還記得幾年以前，業務人員須購買附有黏性的透明投影膠片，買一部解析度不錯、價格昂貴的彩色噴墨印表機，還要投資昂貴的彩色墨水（其實現在墨水還是很貴）。業務人員須辛苦地熬夜加班把簡報檔案做好，用彩色噴墨印表機一頁頁列印出來，整理成一個檔案夾，若有需要，當拜訪客戶時就要隨身帶著重重的投影片；當然，還要另外準備空白投影膠片，以防現場臨時要增加什麼資料，才可以用奇異筆馬上寫在投影膠片上放出來。

　　隨著電腦發展的迅速、筆記型電腦的價格下降到一般桌上型電腦（Desktop）的價格，Notebook已經變成業務人員或業務工程師（FAE，Field Application Engineer）的「標準配備」；投影機技術的進步，使得熬夜列印投影片的業務變少了（當然，熬夜做投影片檔案的業務就變多了）。現在業務人員最重要的本領，就是要把PowerPoint檔案做得盡善盡美，有時上午在公司開會，開會中就key in成下午拜訪客戶的投影片資料。

　　許多企業會編列預算請專業美術來製作投影片背景、設計一套符合企業形象的image 檔案；市場上也有專業製作投影片的SOHO族或小型公司，有些企業更編列預算外包製作投影片檔案，視為公司年度重要的行銷工作之一。

簡報軟體成為對內向外的溝通方式

　　不只業務人員、FAE要有製作精美投影片的本領與設備，其實企業內部利用筆記型電腦搭配簡報軟體，大概已經是許多企業固定的會議模式，投影片內容往往也是重要的正式檔案，作為企業內部教育訓練的重要教材。

　　簡報檔案也不受限於內部使用，企業可以用Email方式，或將檔案上傳至公司FTP站，提供簡報檔案給國外分公司業務人員使用，並且利用電話會議（Tele-conference）、逐一說明解釋每頁簡報的內容，當作是對外部人員的培訓，企業可以利用這種方式，省卻派專員到國外為人培訓的費用，節省人力、降低成本。

簡報軟體是輔助而非本體

　　簡報檔案的發展，或許可作為「使用電腦可改變工作習慣以提升效率」、較為具體而正 面的證據。當然，並非所有人對簡報檔案的觀感都是正面的，筆者就在一場以新科技為主題的演講會上，目睹演講者摒棄簡報檔案、改以深度演講內容和豐富肢體語言與所有人分享，並獲得熱烈迴響的盛況。有些演講者在乎的是和所有參與者的互動，而不是關燈放投影片、完全感受不到參與者的反應。

　　或許使用電腦、使用簡報軟體的人們可以想想，工具不過是輔助，人的意念與想法才是 使得工具可以發揮的根本所在。

（本文曾刊登於基督教論壇報）

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