作者 李良達 2012.10.27

答：
Easy網友：謝謝你的來信，說來慚楚A其實我也沒什麼好的工作方法，我每天也還是覺得自己的工作效率蠻差的，釵h應該完成的工作也都沒及時完成呢！

不過，我的行程總是滿檔，倒是不爭的事實，其實你在、以及就業服務網的活動訊息中所看到的，還只是我的行程的大約三分之二而已，除此之外，我還經常到一些教會去講道或帶領查經班、禱告會，更經常要到台北附近一些醫院去探望病人、為病人及其家屬禱告，我也儘可能穩定的參加自己教會的各樣大大小小的聚會，並且，我個人還要靈修，儘可能每天持守讀經禱告的生活。

因此，我願意把自己在這樣幾乎一年365天、一天24小時總是滿檔的生活與工作的行程，如何應付自如的一點點心得，與你分享，也供大家參考，其中沒什麼太大的學問，請勿見笑。

一、 貼紙、行程表、週曆與月曆

1.	貼紙：我的時間與行程管理的模式，隨手（隨身）的便利貼，佔有很重要的角色，通常我不論是開會、或是接到電話，承諾了別人什麼事（比如說什麼時候去那裡演講、或者什麼時候要為別人寫一篇稿件等等），我都會在第一時間找張便條紙（最好是便利貼）寫下來，並將之放在顯目的地方（若是便利貼，我通常就會附貼在電腦螢幕下方）。
2.	行程表：然後，每天我至少都會挪出五分鐘的時間，來整理這所有的便條紙（便利貼），把這些承諾紀錄到我的記事本（行程表）裡，但是我不是只有紀錄當天的行程，我會同時把事先應備事項也列入紀錄，比如說，假使我答應別人八月廿一日去演講，我除了把八月廿一日演講的行程紀錄上去（包括詳細的演講時間地點與聯絡人，我都會在第一時間一次就全部紀錄清楚），我同時也會大約提前兩週，在八月七日左右列出一個行程：預備八月廿一日的演講資料。（如果對方要求我事先提供講義、而且希望那天之前收到，我當然也會記到行程表上） 這樣整理出來的行程表，我會完整轉記到兩種記事本上，一種是隨身小型週曆式的記事本，一種是桌上型的月曆型記事本（每個月一大張）。
3.	週曆：每當我開車遇到紅燈或塞車、或者搭公車與捷運、或者約了人在等人的時刻，任何臨時空出來的短暫空檔，我就隨時拿出隨身攜帶小型週曆式記事本來看，看過去一週有沒有什麼事該做而忘了做，以便及時補救；同時也看看未來一週的各樣行程、大小事情，並且趁此空檔，再做一次盤算，如果覺得有些行程安排不夠妥當，比如說八月廿一日的演講，八月七日要預備，可是八月七日我可能行程已經滿檔，那我就應該更提前到八月五日或某一個尚有空檔的日子將之完成。
4.	月曆：此外，我桌上（或辦公室牆上）一定備有大型（每月一張）的記事本，每當我處理一件事（比如說寫一篇文稿）超過一小時尚未完成（此時效率必然已經大大降低），我會先在電腦裡存檔，然後暫停工作，看看月曆型的記事本，看我可不可以現在不做這件事了（因為再做下去效率差了），而挪到其他的日子排進行程表中。然後，這空出來的時間，我會去行程表中找一些原來預訂明天或後天要做的事，把它提前到今天、現在來做。

那些事應該被挑選提前來完成呢，這沒什麼原則、很主觀的，隨我高興，當然也還是會根據經驗來判斷，這時候做什麼事最理想、或是自己這時候最想做什麼事，然後就開始做，也陵觸v也還是不夠好，但總之，至少我已把握住時間、沒浪費就是了。

二、 心情、心境、心態與執行力

1.	心情：人的感情是很豐富的，從好的一面來說，這使得人很有人性；但從壞的一面來說，這也往往使得人有時候會很情緒化。而對上班族來說，情緒化就是工作效率最大的敵人，所以我們如果希望好好利用時間，想要工作行程排滿檔也不怕，就必須注意維持我們的心情，如果我們心情總是可以放輕鬆、總是可以平靜安穩，那麼工作效率必高、時間運用必佳。
2.	心境：除了心情之外，心境也很重要。心情是短時間的心理狀態，經常會隨時起伏的，心境則是一種人生觀、一種較長期的心理狀態，上班族如果希望能夠好好運用時間、有較高的效率，除了心情要放輕鬆、不要總是起伏不定之外，心境也要總是保持開朗、樂觀、心曠神怡、寧靜致遠，總是想的遠、看的遠，總是想的開、看的開，這樣心裡就不會打結，工作效率與品質必高。
3.	心態：更根本的，還有心態的問題。因為我是基督徒，基督徒根據聖經的教導，無論做什麼都要從心裡做，像是給主耶穌做的，不是給人做的（聖經新約歌羅西書三章23節），所以我們不會有心態的問題，我們任何事都會盡心盡力去做。可是有的上班族不是這樣的，他的心態有時候會有些不平衡（為什麼這件事不是他做、卻叫我做），於是他就不會盡心盡力去做，這樣一來效率當然不會好。
4.	執行力：最後是執行力的問題。我們安排任何工作時，都要注意到執行力，既然安排工作（行程表），就當然是想把它完成；可是有很多上班族不是這樣，他安排了工作（當然有時候是領導、上級交辦，他不得不接受），卻不是很想把它完成（如前所述的，心態不平衡），這樣一來當然效率低落。所以我們安排行程、接受每項工作，都要衡量我們的執行力，大約覺得有七成以上的把握，才能答應、才能安排，否則你任務越接越多，但都完成不了，越來越急、越急越做不好，那當然工作效率就都出不來了。（2004.8.3）

【延伸閱讀】: